Contabilidad Administrativa

EL PAPEL DE LA INFORMACION CONTABLE EN LA ADMINISTRACION DE LAS EMPRESAS COMPETITIVAS

RESUMEN EJECUTIVO

La competitividad que se vive en la actualidad, en este mundo de la globalización, ha llevado a realizar cambios significativos en la administración de las empresas para poder subsistir.  Dentro de estos cambios, la contabilidad de costo y la contabilidad administrativa han venido a realizar sus aportes para que las empresas sean más competitivas.

Dentro de estos cambios que están facilitando la toma de decisiones en las empresas, podemos citar:

Control de calidad, esta es la filosofía de una cultura de trabajo que compromete al recurso humano con el mejoramiento continuo, esto para que se logre la productividad y se consiga un liderazgo en costo que se permita competir.

Orientación hacia el cliente, es la forma de escuchar al cliente y orientarnos a ofrecerles productos y servicios de calidad que le puedan satisfacer sus necesidades.

El tiempo como factor clave, es un aspecto sumamente importante para la toma de decisiones, hay que saber cuándo comprar y cuando vender para tener éxito en la transacción que se realice.  Las organizaciones requieren diseñar, producir, vender, entregar y cobrar, tratando de minimizar el tiempo a fin de aumentar liquidez.

EL DESARROLLO E INTEGRACION EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION

            La información es uno de los principales activos con que cuentan las empresas, es por ello que la tecnología de la información cumple un papel fundamental en las operaciones de cualquier organización.  Podemos citar las siguientes tecnologías de información:

ERP (Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

SCM (Supply chain management) es el proceso de planificación, puesta en ejecución y control de las operaciones de la red de suministro con el propósito de satisfacer las necesidades del cliente con tanta eficacia como sea posible.

CRM (customer relationship management) es un modelo de gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente, con un Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing.

BI (Business Intelligence) es un sistema de aplicaciones y tecnología utilizadas para recabar informaciones, analizarlas y dar acceso a bases de datos para ayudar a los administradores a tomar mejores decisiones.

KM (Knowledge Management) este es un concepto en el cual la empresa conscientemente recaba, organiza, comparte y analiza su conocimiento en términos de recursos, documentos y habilidades de su recurso humano.

CT (Collaborative Technologies) son herramientas utilizadas para compartir y distribuir información, tomar decisiones a distancia, permitir que varias partes de una organización interactúen independientemente del tiempo y el espacio.

Todos estos sistemas y aplicaciones, están diseñados para que la empresa tenga un mayor control de sus operaciones y se realice todo sobre una misma fuente de información confiable y útil.

Herramientas para mejorar la competitividad, estas son las herramientas con que cuentas las empresas actualmente para ser más competitivos y cumplir con sus estrategias de negocios.  Dentro de estas podemos mencionar:

Justo a tiempo: este sistema conlleva elaborar el producto cuando es necesario y lo requiere el cliente, esta técnica permite reducir considerablemente los inventarios, además de tener una reducción de costos de mantenimiento del inventario, además de llegar a tener una mejor organización.

Costeo basado en actividades: su misión es determinar correctamente el costo del producto o servicio, esta herramienta tiene, entro otras, la ventaja de reducir al mínimo el prorrateo de los gastos indirectos de fabricación, así como realizar una identificación de los gastos administrativos.

Target Costing: esta herramienta nos indica que el precio de un producto o servicio se ve cada vez más influido por el mercado y es, por ende, menos susceptible a cambios por parte de la administración.

El crecimiento del sector de servicios: es el sector económico que engloba todas aquellas actividades económicas que abarca las actividades relacionadas con los servicios materiales no productivos de bienes.  Ello exige que los responsables de los sistemas de información de costos y administrativos desarrollen sistemas que apoyen la planeación, la toma de decisiones y el control administrativo de las organizaciones que pertenecen a este sector económico.

Los desarrollos tecnológicos de los sistemas de información: estos sistemas cada vez son más complejos y presentados de diferentes maneras que facilitan la tarea de administrar las empresas.  Otro desarrollo tecnológico relevante es el relacionado con los sistemas integrados de computación para el área de manufactura.

El 6sigma: es una filosofía de calidad que promueve una mejora continua con el fin de eliminar casi absolutamente los defectos en los productos o servicios que la compañía ofrece, buscando la satisfacción total del cliente.

El enfoque de funciones cruzadas: es importante que los responsables de generar informes administrativos conozcan muy bien las actividades que se efectúan en una organización, conocer las diferentes actividades que se necesitan para que un producto se genere, determinar cuáles consumen recursos que no agregan valor y que por lo tanto, debe ser eliminadas.

Reducción del ciclo de vida de los productos: los nuevos cambios han traído como consecuencias que el ciclo de vida de los productos se vaya acortando cada día más. Esto implica un reto para la organización, ya que sus esfuerzos no deben encaminarse solo a modernizar los productos frente a la competencia, sino a la velocidad con que estos cambios llegan a los clientes.

Downsizing y Outsourcing: el ambiente de negocios obliga a las empresas a tener una estructura flexible, por ende, muchas compañías en la actualidad reducen al máximo su tamaño.  El downsizing, consiste en reducir lo más posible las áreas no estratégicas de la empresa.  El outsourcing, es una estrategia que permite que la empresa se dedique exclusivamente a su área principal de competencia y las actividades que no sean directamente relacionadas con satisfacer al cliente, sean realizadas por personal externo a la compañía.

La utilización de internet en los negocios: el avance de las comunicaciones en el mundo ha llevado a que los negocios sean más fáciles de realizar, pero con el surgimiento del internet, la globalización ha sido mucho mayor.  El llamado comercio electrónico se ha desarrollado de forma vertiginosa a nivel mundial, facilitando las transacciones a nivel empresarial.  Este ha traído nuevas formas de hacer negocios como son: nuevas formas de comercialización, medios de pago diferentes al efectivo, competencia globalizada, etc.

La contabilidad computarizada surge a raíz de la nueva forma de hacer negocios y del avance de las tecnologías de información, en esta se sustituye el uso de facturas y recibos de papel para dar paso a documentos digitales.

Hay que tener en cuenta de forma definitiva que, las ventajas competitivas sostenibles en el futuro van a depender más de nuevas tecnologías de proceso que de nueva tecnología de producto.  Para entrar en este mundo competitivo las empresas deben primero conocer las cinco fuerzas que determinan la capacidad de generar utilidades.

La clave del éxito consiste en analizar la información o los flujos de información de cada actividad, así como los diferentes eslabones que las unen.

Es indudable que el concepto de contabilidad como técnica de información ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla solo un registro de hechos históricos.  En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas, el mejor sistema de información cuantitativo es la contabilidad, que constituye un verdadero suprasistema.

Existen diferentes ramas de la contabilidad, entre ellas podemos mencionar: La Contabilidad Financiera: esta es la que proporciona información a terceros relacionados con la empresa, como accionistas, instituciones de créditos, inversionistas, etc.

Contabilidad Fiscal: es un sistema orientado a dar información de las obligaciones tributarias de las organizaciones.

Contabilidad Administrativa: es un sistema de información al servicio de la administración, con orientación destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones en la empresa.

PERSPECTIVAS DE LA INFORMACION FINANCIERA

Como herramienta de la administración, la información financiera seguirá siendo un medio indispensable para evaluar la efectividad con que la administración logra mantener intacta la inversión de los accionistas y obtener un rendimiento justo.

Aunque la contabilidad financiera y la administrativa aportan de un mismo sistema información tienen diferencias y similitudes de las cuales podemos citar:

La contabilidad administrativa, está organizada para producir información de uso interno de la administración.  Ej. Formular mejoras y evaluar políticas para la empresa.  Planear y controlar las operaciones diarias.

Además está enfocada hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera, que genera información sobre el pasado o hechos históricos de la organización.

La contabilidad administrativa no está regulada por las normas de información financiera, a diferencia de la contabilidad financiera, porque la información que se genera con fines externos tiene que ser producida según determinadas normas.

La contabilidad financiera es obligatoria, lo que no ocurre con la contabilidad administrativa, que es un sistema de información opcional.

La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la precisión de la contabilidad financiera, ya que otorga más relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el análisis de las decisiones que, en muchos casos, son aproximaciones o estimaciones.

La contabilidad administrativa hace hincapié en las aéreas de la empresa como células o centros de información para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen.

 La contabilidad administrativa, como sistema de información administrativo, recurre a disciplinas como la estadísticas, economía, la investigación, etc., para completar los datos presentar los datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la organización, de ahí que exista gran relación con otras disciplinas, lo que no sucede en la contabilidad financiera.

Un aspecto importante de la contabilidad administrativa, es que se ha vuelto un eje en la planeación de la organización, ayudando a prevenir cambios en el entorno, además ayuda a integrar los objetivos y las decisiones de la organización y sirve además como medio de comunicación, coordinación y cooperación de los diferentes elementos que integran la empresa.

En la época actual en que vivimos, por su forma de complejidad económica en la administración de los recursos, la contabilidad administrativa es necesaria para obtener mejor control.  Este control administrativo se efectúa a través del os informes que genera cada una de las aéreas o centro de responsabilidad, esta información es un insumo importante en la alta gerencia para la toma de decisiones efectivas y eficientes.

CONTABILIDA ESTRATEGICA

Hoy en día, es de suma importancia para las empresas diseñar su plan estratégico, a largo o a corto plazo, siempre enfocada a la satisfacción del cliente.  La contabilidad estratégica se define como la disciplina que provee la información necesaria para formular, implementar y llevar a cabo estrategias para alcanzar una ventaja competitiva.

Dentro de las estrategias más importantes que son afines con la contabilidad administrativa, podemos mencionar:

Costeo de atributos: es el costeo de atributos específicos de un producto que atrae a los clientes.

Benchmarking: es la comparación de los procesos internos de la compañía con un estándar ideal ya sea basado en el desempeño de alguna empresa líder en la industria.

Valuación de la marca: valuación financiera de la marca a través de las fortalezas de la marca como liderazgo, estabilidad, mercado, basadas en utilidades históricas.

RETOS DE LA PROFESION CONTABLE Y EL PAPEL DEL CONTRALOR

La contabilidad crea valor cuando comunica información de la empresa con claridad y objetividad, diseñando caminos para transformar la visión de la compañía en realidad.

CONCEPTOS, CLASIFICACIONES Y COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS

La contabilidad de costo es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo.

Los objetivos de la contabilidad de costos son:

1.- Generar información para medir la utilidad, proporcionando el costo de ventas correcto.

2.- Valuar los inventarios

3.- Proporcionar reportes para ayudar a ejercer el control administrativo.

4.- Ofrecer información para la toma de decisiones

5.- Generar información para ayudar a la administración a fundamentar la estrategia competitiva.

6.- Ayudar a la administración en el proceso del mejoramiento continuo, eliminando las actividades o procesos que no generan valor.

            Por costo se entiende la suma de erogaciones en que incurre una persona física o moral para la adquisición de un bien o de un servicio, con la intención de que genere ingresos en el futuro.  Un costo puede tener distintas características según el producto que genere:

Costo – activo: cuando se incurre en un costo cuyo potencial de ingresos va más allá del potencial de un periodo, ej., la compra de un edificio.

Costo – gasto: es la porción de activo o el desembolso de efectivo que ha contribuido al esfuerzo productivo de un periodo, que comparado con los ingresos que genero da por resultado la utilidad realizada en este, ej., los sueldos correspondientes a ejecutivos de administración.

Costo – perdida: es la suma de erogaciones que se efectuó, pero que n o generó ingresos esperados, ejemplo, cuando se incendia una maquinaria que no está asegurada.

CLASIFICACIONES DE LOS COSTOS

            Los costos, son fundamentales para el administrador no solo para efectos de valuar inventarios, sino para los diferentes procesos administrativos de la organización.

De acurdo son la función en la que se incurre:

a)      Costo de producción: son los que se generan en transformar la materia prima en productos terminados.

Costo de materia prima: es el costo de materiales integrados al producto.

Costo de mano de obra: es el costo que interviene directamente en la transformación del producto.

Gastos Indirectos de Fabricación: son los costos que intervienen en la transformación de los productos, con excepción de la materia prima y la mano de obra directa.

b)      Costo de distribución o ventas: son los gastos que se incurren en llevar el producto al consumidor final.

c)      Costos de administración: son los que originan el área administrativa.

d)     Costos de financiamientos: son los que se originan por el uso de recursos ajenos.

2.- De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o producto:

a)      Costos directos: son los que se identifican plenamente con una actividad, departamento o producto.

b)      Costo indirecto: es el que no se puede identificar con una actividad determinada.

3.- De acuerdo en el tiempo que fueron calculados

a)      Costos históricos: son los que se produjeron en determinado periodo: los costos de los productos vendidos o los costos de los que se encuentran en proceso.

b)      Costos predeterminados: son los que se estiman con base estadística y se utilizan para elaborar presupuesto.

4.- De acuerdo con el tiempo en que se carga o se enfrentan a los ingresos:

a)      Costos de periodos: se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios.

b)      Costos del producto: son los que se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a genéralos en forma directa, es decir son los costos de los productos que se han vendido, sin importar el tipo de venta.

5.- De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo:

a)      Costos controlables: son aquellos sobre los cuales una persona, de determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no.

b)      Costos no controlables: en algunas ocasiones no se tiene autoridad sobre los costos en que se incurre, tal es el caso de la depreciación del equipo.

6.- De acuerdo con su comportamiento:

a)      Costos variables: son los que cambian en relación directa con una actividad o volumen dado.

b)      Costos fijos: son los que permanecen constante durante un rango relevante de tiempo o actividad.

c)      Costos semivariables: se caracterizan por tener una parte fija y una variable.

7.- De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones:

a)      Costos relevantes: son aquellos que se modifican o cambian de acuerdo con la opción que se adopte.

b)      Costos irrelevantes: son aquellos que permanecen inmutables, sin importar el curso de acción elegido.

8.- De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido:

a)      Costos desembolsables: son aquellos que implicaron una salida de efectivo, lo cual permite que puedan registrarse en la información generada por la contabilidad.

b)      Costo de oportunidad: es aquel que se origina al tomar una determinación que provoca la renuncia a otro tipo de alternativa que pudiera ser considerada al llevar a cabo la decisión.

c)      Costos virtuales: son los que impactan a la utilidad durante un periodo contable, pero que no implican una salida de efectivo.

9.- De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución de la actividad:

a)      Costos diferenciales: son los aumentos o disminución del costo total, un cambio en los niveles de inventario.  Se clasifican en costos decrementales y costos incrementales.

b)      Costos sumergidos: son aquellos que, independientemente del curso de acción que se elija, no se verán alterados; es decir, van a permanecer inmutables ante cualquier cambio.

10.- De acuerdo con la relación en la disminución de actividades:

a)      Costos evitables: son aquellos plenamente identificables con un producto o un departamento, de modo que, si se elimina el producto o el departamento, dicho costos se suprime. Ej., el material directo de una línea que será eliminada del mercado.

b)      Costos inevitables: son aquellos que no se suprimen, aunque el departamento o el producto serán eliminados de la empresa. Ej. Si se elimina el departamento de ensamble, el sueldo del director de producción no se modificará.

11.- De acuerdo con su impacto en la calidad:

a)      Costos por fallas internas: son los costos que podrían ser evitados si no existieran defectos en el producto antes de ser entregado al cliente.

b)      Costos por fallas externas: son los costos que podrían ser evitados si no tuvieran defectos los productos o servicios. 

c)      Costos de evaluación: son aquellos que se incurren para determinar si los productos o servicios cumplen con los requerimientos y especificaciones.

d)     Costos de prevención: son los costos que se incurren antes de empezar el proceso con el fin de minimizar los costos de productos defectuosos.

EL MODELO O RELACION COSTO – VOLUMEN - UTILIDAD

            Las herramientas que integran la contabilidad administrativa sirven de apoyo a la administración principalmente en dos funciones: la planeación y el control.  El modelo costo – volumen – utilidad es un apoyo fundamental en la actividad de planeación, ya sea para hacer planeación a corto o largo plazo.

            La globalización, como se ha mencionado, tiene un efecto fuerte en las decisiones que se toman en una empresa, y por ello es esencial utilizar lo mejor posible su capacidad para generar riqueza.  De esta manera, cada uno de los factores que conforman el modelo costo – volumen – utilidad se ve afectado por la globalización, y por lo tanto requiere consideraciones especiales.

Precio: con la apertura económica y comercial, el precio de los productos no es un factor controlable por la empresa, ya que para poder competir se requiere igualar o incluso reducir el precio respecto a sus competidores.

Volumen: la variable volumen depende de factores tan diversos como la saturación del mercado, el valor agregado que el producto ofrece respecto al ofrecido por otros productos similares.

Costo: de las tres variables que conforman el modelo costo – volumen – utilidad, el costo es quizás el único que puede ser controlado directamente por la empresa.

            El punto en que los ingresos de la empresa son iguales a sus costos se llama punto de equilibrio, en el no hay utilidad ni perdida.  El punto de equilibrio se determina dividiendo los costos fijos totales entre el margen de contribución por unidad.

            El margen de contribución es el exceso de ingresos con respecto a los costos variables, es la parte que contribuye a cubrir los costos fijos y proporciona una utilidad.

            De acuerdo con el objetivo de cada empresa, se puede calcular cuando hay que vender, a que costo y a que precio para logar determinadas utilidades.

            Una empresa debe ser concebida como la célula básica de la economía de un país y como un instrumento generador y distribuidor de riquezas.  Los objetivos esenciales de la administración son maximizar el valor de la empresa e incrementar su capacidad de servicio.  Es recomendable, por lo tanto, implantar estrategias en paralelo con determinadas acciones, como la reconversión de las instalaciones de las empresas, la internalización de la cultura  de calidad, el tener un eficiente sistema de administración de costos, la tecnología de punta, capital humano capacitad, estructuras de producción flexibles que permitan  mejoras continuas en los sistemas de producción.

            En síntesis, el proceso anterior es similar a la herramienta conocida como análisis de sensibilidad o simulación, que permite conocer los resultados de las diferentes acciones antes de realizarlas.

            Una estrategia para incrementar utilidades, y por lo tanto hacer bajar el punto de equilibrio, es tratar de reducir los costos variables.